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河北环境工程学院党政公文处理办法
2018-01-25 11:03 张宇  审核人:

河北环境工程学院

党政公文处理办法

第一章 总则

第一条 为了做好学院党政公文处理工作,加强管理,使之规范化、制度化,根据《2012年党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)及中共河北省委文件(冀发〔201313号)和国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式 》(国家标准)的具体要求,结合我院实际情况,制定本办法。

第二条 本办法适用于学院各级党政机关公文处理工作。

第三条 学院公文是传达贯彻党和国家的方针政策、部署学院工作、发布规章、请示和答复问题、指导和协调工作、报告情况、交流经验的重要工具。全院各单位必须认真做好公文处理工作,发挥其应有的重要作用。

第四条 公文处理工作按统一领导、分级管理的原则进行。各单位应有一位主要领导同志负责公文处理工作。学院党政办公室负责全院党政公文的管理工作,以不断提高公文处理工作的效率和质量。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学院各党政机关应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,指定专人负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第七条 公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十三)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般情况下,可以不使用份号。

(二)密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,位于文头的正中央,一般为套红小标宋体字。以学院党委名义发文使用“中共河北环境工程学院委员会文件”文头纸;以学院名义发文使用“河北环境工程学院文件”文头纸。学院内各单位行文的文件头不得冠以“文件”字样。

(五)发文字号。由发文机关代字、发文年号及发文顺序号组成。发文年度一律用公元纪年全称,括于六角括号“〔〕”内,置发文机关代字之后,发文顺序号之前。发文序号不编虚号(即1不编001号),不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正下方,如标注签发人,发文字号可居左与签发人位置对应。

1.贯彻落实上级机关重要会议精神和指示,对全局性工作的重要部署或者某一方面重要工作的决议、决定、意见、通知、通报等,以学院党委、学院文件制发。一般使用中环党字〔〕号,中环院字〔〕号,中环院函字〔〕号。

2.根据学院党委、学院授权,贯彻落实学院党委、学院的重要决策部署或者某一方面工作的重要安排,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的工作部署或者对全局工作有普遍指导意义的意见等,以学院党政办公室文件制发。一般使用中环党办字〔〕号,中环院办字〔〕号。

3.向上级请示、报告工作,反映情况、答复问题,以学院党委、学院或者经授权以党政办公室文件呈报。一般使用中环党呈〔〕号,中环院呈〔〕号,中环党办呈〔〕号,中环院办呈〔〕号。

4.如有特殊需要,另行增加新的字号。党政联合行文,使用党委文件字号。

5.学院内各单位行文的不得使用发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。决议、公报、公告、纪要等一般不标注特定的主送机关。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXX”)

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。联合行文的按照发文机关顺序横向依次整齐排列在相应位置。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期使用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页不编排页码。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十二条 学院各单位的行文关系,应根据各自隶属关系和职权范围确定。学院党委和学院可以对内对外行文。除党政办公室外,学院各职能部门不准对外正式行文。

第十三条 学院各职能部门可按职权范围,向院内各单位行文,也可互相行文,但只限于发通知、报告、请示、函等文种。学院各职能部门以外的院内其他单位一般不直接对院外行文,应按业务范围,由学院各职能部门按有关规定履行对外行文手续。

第十四条 学院各职能部门对内行文时,不得发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。联合行文时,各职能部门之间对有关问题未协商一致,一律不得各自行文。

第十五条 不得越级请示。因特殊情况,必须越级行文时,应抄送越过的机关。

第十六条 请示的公文,一般应一文一事,不能一文数事,更不能直接把请示的问题夹杂在报告、纪要、简报中。除学院领导直接交办的事项外,请示、报告等应直接报送有关部门,而不要报送学院领导个人,更不应同时报送几位学院领导。请示未获批复前,不能抄送其他部门。

第十七条 按照精简、高效原则,严格控制发文数量,没有实质内容的、可发可不发的、重复的、照抄照转的一律不发;严格控制文件篇幅,力求少而精、短实精活新,文约事丰,除规范性公文外,一般公文控制在4000字以内幅度。

第十八条 严格控制行文规格,可由部门发文的,不再由学院党委、学院及党政办公室印发,可由党政办公室发文的,不以学院党委、学院名义行文。大力推行电子公文。

有以下情形之一的,不再行文:

(一)国家法律法规,党内法规、规章,省内地方性法规、规章已作出明确规定的;

(二)贯彻上级文件精神没有新的贯彻落实举措的;

(三)已有文件规定,并仍在执行的;

(四)通过当面协商、电话沟通或者其他信息化手段能够解决问题的;

(五)其他不适合文的情形。

第五章 发文办理

  第十九条 发文办理包括草拟、审核、签发、复核、印制、分发等程序。

  第二十条 草拟公文应注意下列事项:

  () 要符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及其他有关规定。如提出新的规定,应切实可行并加以说明。

  () 情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

  () 人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期要写具体的年、月、日。

  () 公文中的数字,除行政公文成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。

  () 章节序数的写法要分明。一般排列顺序为:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“⑴”。

  () 应使用国家法定计量单位。

  () 文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(八)各单位起草的公文,内容涉及其他单位的,主办单位应主动与有关单位协商,并会签。意见不一致时,主办单位要如实向分管学院领导反映各方意见。

第二十一条 文件审核由发文机关办公室(指定人员)进行审核。具体为:

(一)以学院党委和学院名义对内对外行文由党政办公室负责程序审核和复核。学院各职能部门以学院党委和学院名义对内发文或对外行文,在送学院领导签发前,应到党政办公室统一编号并接受审核,经文秘人员审核、党政办公室负责人签字后方可送学院领导签发,并由党政办公室统一印制。未经党政办公室审核的公文文稿,不得直接报送学院领导签批。

(二)以学院各单位名义制发的公文,在将公文送分管学院领导签发之前,单位负责人要认真做好审核工作,审核的重点是:是否需要行文,公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定,并认真填写发文纸。在公文印制之前,各单位文秘人员要负责认真校对。

第二十二条 发布公文应当由发文机关批准和发文机关负责人签发,发文机关负责人依据职责权限或者授权对公文文稿终审,并签署核准印发意见。具体要求为:

(一)以学院党委、学院名义制发的公文,依据学院领导班子分工的职责权限或者授权,由分管学院领导签发;学院规范性文件须经党委会或院长办公会讨论通过后,党务工作由党委书记,行政工作由院长签发;对外行文的一律由党委书记或院长签发;行文时涉及人事、财务、物资的一律由院长签发或由院长授权其他学院领导签发。

(二)以党政办公室名义制发的公文。应经学院党委、学院同意,授权党政办公室主任签发。

(三) 以学院各职能部门名义对内行文,应经部门负责人签署意见,并由分管学院领导签发,方可打印下发。

(四)签发人要对文稿作全面审核,进行必要的修改、纠正和补充,确认无误后签批。签发公文时,要签署自己的意见、姓名和完整日期。

(五)学院OA系统中电子公文的签发程序按上述要求制定并执行。

第六章 收文办理

第二十三条 收文办理一般包括签收、拆封、登记、初审、承办、呈批、交办、催办、答复、办结等程序。

第二十四条 收文要逐件查对、签收。除领导亲收外,所有公文均由文秘人员拆封,其他人员不得拆看。收到各单位上报学院的需要办理的公文,办公室文秘人员应进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则,内容是否符合学院有关规定,涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签,文种的使用、公文格式是否规范。经审核,对符合本办法规定的公文,及时送办公室负责人提出拟办意见,送学院领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合要求的公文,经办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。

第二十五条 收到上级机关下发或交办的公文,文秘人员要送办公室负责人提出拟办意见,然后送学院领导批示后办理。

第二十六条 文秘人员应按办公室负责人签注的意见,及时、准确地进行分发,一般都应在当天分发完毕。紧急公文,文秘人员应提出办理时限,做到随到随处理。领导亲收的文件,要及时送给领导本人,不拖不误。对已确定分发范围的一般文件、资料、简报等,文秘人员可直接分发。

第二十七条 学院领导和各部门的领导参加上级机关会议带回的文件、上级机关直接邮寄给各单位的涉及全校性的重要文件,要及时送交党政办公室登记后,按收文程序办理。

第二十八条 凡需领导传阅的文件,应附上传阅卡。如需二位以上领导传阅的文件,办公室主任签注传阅意见后,由文秘人员负责传阅。文件传阅时,严禁个人、部门横传及扩大阅读范围。领导同志应抓紧时间阅读文件和签批处理意见,阅后退还文秘人员,不要拖拉、积压,以免贻误工作。

第二十九条 领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示,要及时转给承办单位或承办人员。对涉及两个以上单位的事项,应由分管单位会同有关单位协商处理和答复。

第三十条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理,确有困难的,应当及时向发文单位或党政办公室说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应及时退回党政办公室并说明理由。

第三十一条 已送领导批示或交有关单位办理的公文,文秘人员要负责检查催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,防止漏办和延误。

第七章 公文归档

第三十二条 公文办完后,应根据公文立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。学院法规性文件发布后,主办单位应向党政办公室备案。

第三十三条 公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理,保证齐全、完整、正确反映学院的主要工作情况,便于保管、查找和利用。

第三十四条 立好的案卷,应按照有关规定定期向档案室移交。个人不得保存应存档的公文。

第三十五条 联合办理的公文,原件由主办机关整理、归档,其他机关保存复制件或其他形式的副本。

第三十六条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十七条 机关合并时,全部所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 

第八章 公文管理

第三十八条 学院党委、学院名义制发的公文由党政办公室文秘人员做好收发、审核、用印、归档和销毁工作,以各职能部门名义印制的公文由各职能部门指定专人负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁,由党政办公室负责做好公文处理工作的指导检查。

第三十九条 新设立的机关应当向学院党政办公室提出发文立户申请。党政办公室对新设立机关的机构设置、人员任命、指定专门人员负责公文管理、公文管理配置设备等条件进行审查,经审查符合条件的,列为发文单位,机关合并或者撤销时,相应进行调整。未列为发文单位的,不得以本单位名义制发公文。

第四十条 传递秘密公文时必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

第四十一条 翻印上级文件,党务工作的须经学院党委书记批准,学院行政工作的由院长批准。密级文件和注明不准翻印的文件,不得翻印。翻印(复印)的文件,应按正式文件管理,不准随处携带和遗失。

第四十二条 公文复印件作为正式公文使用时,应加盖复印机关公章。

第四十三条 不具备存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和分管学院领导批准,由学院党政办公室根据相关规定进行销毁。

第四十四条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章附则

  第四十五条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

  第四十六条 本办法由学院党政办公室负责解释。

第四十七条 本办法自发布之日起施行,原公文处理办法同时废止。

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