河环院字[2020] 34号

关于进一步规范文件信息报送和

收文发文管理的通知

全校各内设机构：

为进一步规范我校文件信息报送和收文发文管理，提高工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》《学校机关公文格式》（见附件）和《学校党委常委会议事规则》《校长办公会议事规则》，结合学校工作实际，现就进一步加强和规范文件信息报送和收文发文管理有关事宜通知如下：

一、进一步提高重视程度

文件信息报送和收文发文管理是保证全校高效协调运转的重要基础工作。文件信息报送和收文发文管理工作必须坚持实事求是、准确规范、精简高效和安全保密。全校各内设机构要高度重视此项工作，严格执行文件信息报送和收文发文管理的有关规定，确保文件信息报送和收文发文管理的严肃性、统一性和规范性。全校各内设机构主要负责人要亲自过问文件信息报送和收文发文管理工作，并指定专人具体负责办理文件信息报送和收文发文管理，切实提高文件信息报送和收文发文管理质量和效率。

二、进一步规范文件和信息报送

（一）需要报校领导审阅的正式文件或信息，均需要所属机构主要负责人签字、盖章后，报学校办公室按照文件传阅程序挂签办理。严禁私自报送，以免影响工作。

（二）需要报常委会和校长办公会的议题材料需要按照《学校常委议事规则》和《校长办公会议事规则》规定的程序和材料报送要求报学校办公室，由学校办公室按照会议议事规则请示会议主持人确定上会时间和安排。同时要提供上会议题的情况说明，要求简明扼要，经分管校领导审核后报送。严禁不向分管校领导汇报而先向其他校领导汇报。

（三）需要征求意见的“废、改、立”规章制度或其他文件，要严格按照征求意见程序进行征求意见。征求意见顺序一般为：中层机构（或需要征求意见等其他情况）——分管校领导——其他校领导——学校主要领导。严禁直接平行发给校领导进行征求意见。

（四）需要报送的文件或信息要严格按照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》中的排版要求进行排版。报送前要进行认真的核校，避免出现表述性、文字性和语法性错误。

三、进一步规范收文发文管理

（一）收文办理。通过微信群、QQ群、邮箱等各种渠道收到的上级正式文件，均需要报学校办公室按照收文处理程序办理。由学校办公室挂签报校领导审阅签署办理意见后，学校办公室通知涉及机构按照办理意见进行处理。文件办理过程中负责办理的机构要及时反馈办理进度，办理完毕后由学校办公室统一归档。严禁在收文后私下、私自进行运转处理。

（二）发文办理。凡以学校名义发文，均需学校办公室按照公文运转程序办理，需严格按照拟文、初审、复核、审签或签发、登记文号、用印发文、归档的程序依次进行处理，必须使用学校统一印制的发文拟稿纸，审签或签发由主要领导或分管领导签注意见，中间缺少任何环节，文件不予发放。发文后学校办公室进行立卷归档。

（三）归档管理。要进一步规范收、发文档案管理，收发文要将文件阅示单和原文件全部归档；发文要将发文拟稿纸、文件草稿，及带红头和公章的正式文件一并归档。收文和发文电子版要按年度放硬盘存档。全校各内设机构要积极配合学校办公室完成年度发文档案归档工作。以后凡上一年度文书档案，必须在下一年度3月底前全部完成归档。

四、进一步加强公文保密管理

全校各内设机构要高度重视公文（包括纸质公文和电子公文）保密工作，确保国家秘密安全。报送公文时，涉及国家秘密的公文应当根据有关规定准确标注密级和保密期限。重要的保密性公文报送、传阅，要做到专人、专办。要严格按照《保密法》有关规定，切实履行职责，做好本机构涉密公文保密工作，严禁公文乱放乱传和失泄密事件发生。严禁在联网计算机、非专用存储设备上保存涉密文件、涉密邮件等。严谨在个人工作记事本中记录涉密信息。

五、进一步落实督办责任

学校办公室承担上级文件和校领导批示事项的督办工作，要建立上级文件和校领导批示件办理工作台账，定期梳理、动态调整，及时跟踪了解办理进展情况，指导、督促承办机构在规定时限内将上级文件和校领导批示件按要求办结，确保件件有回音、事事能落实。全校各机构要认真负责办理，不得延误、推诿，要建立文件和批示办理台账，定期对承办的文件和批示进行清理检查，防止拖延、漏办现象发生。

特此通知。

附件：河北环境工程学院公文处理排版格式

河北环境工程学院

                                                  2020年3月17日