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河北环境工程学院印信管理办法
2018-01-25 11:07 张宇  审核人:

河北环境工程学院印信管理办法

 

第一章 总则

第一条 为进一步规范学院各类印信的使用和管理,特制定本办法。

第二条 本办法适用于介绍信、中标通知书、协议书、合同书、意向书、证件、证书、学历证明、申请、报表、奖状、学院对内对外行文等用章。

第三条 使用院级公章,须经学院领导签字批准或党委书记、院长授权有关职能部门负责人按管理权限批准。使用学院纪委公章,须经学院纪委书记签字批准。使用下属单位公章,须经各单位正职领导签字批准。未获批准,一律不准使用公章。

第四条 学院党政办公室负责院级公章的管理和使用以及下属单位公章的刻制和注销。各单位一律不准私自刻制单位公章。

第五条 各单位公章正式启用时,必须先到学院党政办公室留样备案,并经学院党政办公室行文告知有关单位。未经留样备案,一律不准自行使用。

第二章 公章的种类

第六条 学院党委公章

学院党委公章代表学院党委的权力、凭信和职责。我院党委公章名称为“中共河北环境工程学院委员会”。用于以学院党委名义上报、平送、下达、签发、出具的文件、报表、布告、通告、公函、请柬、奖状、计划任务书等。

第七条 学院行政公章

学院公章代表学院的权力、凭信和职责。我院公章名称为“河北环境工程学院”。用于以学院名义上报、平送、下达、签发、出具的文件、报表、布告、通告、公函、聘书、请柬、奖状、合同、协议书、专利申请书、成果鉴定书、项目申报书、成果申报书、计划任务书、职称申报表、录取通知书、学历证书、证明、出国审批表等。

第八条 学院钢印

用于工作证、学生证、毕业证书、学位证书、结业证书、职称资格证书、荣誉证书、聘书等证件(书)的照片压印。

第九条 学院党委、学院领导名章

学院党委、学院领导名章在一定范围内具有规定的效力,分管学院党委、学院领导名章在分管工作范围内具有规定效力。

其中,院长是学院的法定代表人,院长的法人名章具有法人效力。 主要用于毕业证书、学位证书、聘书、法人委托书、计划任务书、项目申报书、成果申报书、技术职务任职资格、对外经济技术交流、合同等的签署等。其他学院领导名章在其分管工作职能范围内具有规定的效力。

第十条 专用印章  

专用印章包括“河北环境工程学院财务专用章”等,专用印章不能代表整个机构权力,只能用于印章上刊明的使用范围,超过这个范围不具有法律效力。

第十一条 学院纪委印章

学院纪委印章印文为“中共河北环境工程学院委员会纪律检查委员会”。学院纪委公章代表学院纪委的权力、凭信和职责。在党内纪律检查监督范围内具有规定的效力。

第十二条 下属各单位公章

各单位党组织公章是指印文为“中共河北环境工程学院委员会”加该单位全称的公章,公章中间刻有党徽。

各单位行政公章是指印文为“河北环境工程学院”加该单位全称的公章,公章中间刻有五角星。

 

第三章 用章批准权限及程序

第十三条 使用学院党委、学院公章,先由用章单位提出申请,并填写加盖学院公章审批单。经学院领导批准后,到学院党政办公室用章并登记。

第十四条 学院党委、学院领导名章的,须经学院党委、学院领导本人批准。使用院长名章,须经院长或院长委托的其他院领导审阅用章文件内容和签名批准,方可用章。开具《法定授权委托证明书》需院长本人签字。

第十五条 使用“中共河北环境工程学院委员办公室”、“河北环境工程学院办公室”公章,须经学院党政办公室主任签字批准方可办理。

第十六条 根据学院党委书记、院长授权,学院有关职能部门负责人在主管的日常业务范围内可签发用章。如:教职工在职证明、教职工工资收入证明、教职工办理公积金证明、教职工医疗保险证明、学生在校证明、科研课题申报结题、专利申请用印等。

第十七条 教职工外出公务活动需学院出具介绍信的,须执盖本单位(部门)公章的介绍信,介绍信需写明公务活动事由并留存学院党政办公室,公章管理人员严格审核后方可出具学院介绍信并做好登记。严禁在空白介绍信、空白证件、空白信签纸及空白奖状、证书上用章,确因特殊情况需要的,须经主管学院党委、学院领导同意。  

第十八条 部门日常性工作的用章件如报表、上报材料等,按照学院领导分工的职责权限,经学院领导批准后,方可用章。

第十九条 对外经济、技术合作及有关产权、奖惩、职务职称等事项的用章件,经相关部门核准,分管学院领导审核,院长审定签名后,方可用章。

第二十条 学生证及毕业证书(毕业证书集中办理须附名单)等证件加盖公章,分管学院领导审核,院长审定签名后,由教务处指定专人承办,经核对无误后,方可用章。

第二十一条 学生录取通知书(附录取名单)加盖公章,须经分管学院领导审核,院长审定签名后,由招生就业处指定专人承办,经核对无误后,方可用章。

第二十二条 重点学科、基地、实验室建设等用章,须经分管学院领导审核,院长审定签名后,经核对无误后,方可用章。

第二十三条 办理各种因公因私出国(境)访问、留学、探亲、旅游等涉外手续用章,经由国际交流中心审核后,处级以上干部身份人员报学院党委书记批准,其他人员呈报院长批准,经核对无误后,加盖学院公章。

第二十四条 院外科研成果评奖,人事聘用、签约、协议,职称评审(定)、聘用等用章,须经分管学院领导审核,院长审定签名,由人事处(保卫等部门)指定专人承办,经核对无误后,方可用章。

第二十五条 设备采购合同、验收报告、汇率证明等用章,须经分管学院领导审核,院长审定签名,经核对无误后,方可用章。

第二十六条 后勤采购(租赁、服务、承包、维修)合同、验收报告、付款、校办企业年检及房产登记表等用章,报分管学院领导批准,经核对无误后,方可用章。其中涉及学院发展、校园运行全局的重大事项,应依据学院《院长办公会会议制度及议事规则》中的有关规定,经院长办公会研究决定,院长签字批准后,方可用章。

第二十七条 建筑报建、招标、合同、中标、付款、竣工验收、结算等项目用章,报分管学院领导批准;其中涉及学院发展的重大建设、招标等项目,应依据学院《党委会会议制度及议事规则》、《院长办公会会议制度及议事规则》中的有关规定,经学院党委会或院长办公会研究决定,院长签字后,由基建办指定专人承办,经核对无误后,方可用章。

第二十八条 统计报表用章

(一)上报常规性业务统计报表,填报人核实签字后,经部门负责人审核,并报分管院领导批准,方可用章。

(二)综合统计报表和非常规性报表,经部门负责人核准,分管院领导审核后,党务工作报学院党委书记审定,行政工作报院长审定,方可用章。

第二十九条 因公需用《事业单位法人证书》和《组织机构代码证》复印件时,根据是由,履行上述审批程序后,到学院党政办公室登记方可领取复印件并加盖学院公章。特殊情况须借用《事业单位法人证书》和《组织机构代码证》原件,根据是由,履行上述审批程序后,写借条,方可借用,使用时应妥善保管,用后立即归还学院党政办公室。

第三十条 学院教职工、学生其他原因需加盖学院公章的,应先经所属部门(系部)或管理该事务的职能部门审查,并持审查部门纸质审查意见或证明,到学院党政办公室办理。

第三十一条 因学院行文需要加盖学院公章的,依据学院《党政公文管理办法》,由文件签发人批准用章。

第三十二条 因特殊情况需申请使用已收回的公章,须由本单位书面报请,党委部门由党委书记批准,行政部门由院长批准后,与学院党政办公室接洽用章。学院党政办公室应严格审核审批程序,核对无误后,方能用章。

第三十三条 使用电子印信时,应在学院OA系统中,按照上述规定履行审批程序,方可使用。

第四章 公章管理人员职责

第三十四条 公章管理人员要坚持原则,自觉遵守保密规定,严守秘密,严格按照用章管理规定办事。

第三十五条 公章管理人员用章时,应当审阅、了解用章内容,同时检查留存材料是否齐全。没有留存材料的,要详细记载用章情况。需要保存的材料包括:

(一)有办文编号的用章件要保留院领导签批的文件原件,按年度送档案室存档。没有办文编号的留存院领导签批的用章件,按规定存档。

(二)各类证书用章件保留颁发文件领导批准的书面材料、名册及证书的样本,并逐一核实。

第三十六条 公章管理人员每次用章应进行登记,并将相关留存材料一并整理与登记本按年度存档案室。登记的项目包括:用章日期、内容摘要、用章次数、签发领导、使用人等项。

第三十七条 盖章位置要恰当,印迹要端正、清晰;公章名称要与盖章件落款一致;代用章要注明“代章”;不漏盖、不多盖。

第三十八条 凡有下列情况之一的,公章管理人员应拒绝用章。

(一)上报及下发的用章件内容有误或批准权限不当;

(二)涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的用章件;

(三)未经主管部门领导审核及校领导签发批准的用章件;

(四)非本院教职员工或与本校工作、业务无关的用章件。

第五章 公章的刻制、注销与保管

第三十九条 各单位新刻(重刻)公章,须凭机构成立的批文(旧章)向学院提出刻章书面申请,党委部门由党委书记签字批准,行政部门由院长签字批准,由学院党政办公室按照有关规定刻制公章;各部门注销的公章应及时交回学院党政办公室并办理注销手续。重刻公章的旧章由学院党政办公室统一按有关规定办理销毁。

第四十条 公章必须指定原则性强的专人保管,不得遗失。各单位公章由单位正职领导指派一名责任心强的同志负责保管,并根据正职或副职领导人的批示代行使用权。未经单位正职领导批准,任何人不得代为保管或代行使用权。

第四十一条 各单位行政公章的存放或使用地点均在该单位办公室内。未经该单位正职领导批准,不准在办公室以外地点存放或使用。

第六章 责任追究

第四十二条 对于公章、介绍信保管不善,造成公章、介绍信丢失的;对于审批部门把关不严,用章后造成错误和损失的;对于违法违规使用公章、介绍信的。根据情节给予当事人批评教育直至行政处分,造成重大损失的,追究其经济和法律责任。

第四十三条 各单位行政公章和业务专用公章管理出现事故,根据规定追究公章管理人和该单位正职领导及相关责任人的责任。

第七章 附则

第四十四条 本办法自发文之日起执行,原有印信管理制度同时废止。

第四十五条 本办法由学院党政办公室负责解释。

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